Vous souhaitez réaliser la transcription d’une réunion ? Vous trouverez dans cet article les étapes à suivre pour le faire.
Pour commencer, sachez que l’on parle de manière indifférenciée de retranscription et de transcription de réunions, et par conséquent d’un transcripteur ou d’un retranscripteur, qui n’est autre qu’un rédacteur de compte rendu de réunion.
La transcription d’une réunion, comme toutes les démarches, comporte plusieurs phases, avant, pendant et après la réunion. Certaines peuvent se dérouler simultanément et / ou indifféremment avant ou après la réunion.
Que faire avant la transcription d’une réunion ?
La transcription d’une réunion se prépare en amont. Nous conseillons de préparer le document utilisé lors de la prise de notes, en termes de mise en forme et d’organisation, notamment grâce aux documents fournis par le client.
La documentation
Les documents fournis par le client sont d’une très grande aide lors de la transcription d’une réunion. Les indispensables sont la convocation à la réunion, la liste des présents et l’ordre du jour. Il est aussi possible de travailler avec le dossier fourni en réunion, que ce soit un dossier au format papier ou électronique, mais le plus souvent il est fourni à l’issue de la réunion. En général, il contient les présentations des différents intervenants ainsi que les documents sur lesquels l’assemblée devra travailler (règlement, etc.)
La mise en forme du compte rendu
Le compte rendu est mis en forme suivant la demande du client. La mise en forme peut être héritée d’un modèle fourni par le client (logos, polices, tailles, mise en page, etc.) ou de celle que nous proposons. Même s’il s’agit d’un aspect uniquement cosmétique, il est important et permet de finaliser le compte rendu à l’image du client. Il est plus pratique de partir d’un document vierge comportant toutes les caractéristiques adaptées (notamment le style et la taille des polices) pour réaliser la prise de notes, que d’appliquer une mise en forme sur un compte rendu déjà finalisé. C’est pourquoi nous abordons cette étape de la transcription d’une réunion dans la période précédent la réunion.
Pendant la réunion
La liste des présents ou le plan de table
La liste des présents, fournie par le client, est mise à jour au début de la réunion et si besoin en cours de réunion. S’il s’agit d’une réunion en présentiel, la liste des présents se présente sous la forme d’un plan de table, où les personnes sont situées géographiquement les unes par rapport aux autres et en fonction du placement des enregistreurs.
L’enregistrement
La transcription d’une réunion passe obligatoirement par l’enregistrement de celle-ci. L’enregistrement a un double intérêt, le premier étant pour le client et le second pour le transcripteur.
Pour le client, l’enregistrement peut servir de preuve en cas de litige. RédigePRO conserve les enregistrements pendant un an, et tout client peut nous les demander pendant ce laps de temps s’il en a besoin.
Pour le transcripteur, l’enregistrement permet parfois de combler les moments où la prise de notes n’a pas été possible, par exemple quand deux interlocuteurs parlaient en même temps.
La prises de notes
C’est le cœur du métier de la transcription de réunion. Il existe différentes méthodes de prise de notes, et toutes ont leur intérêt. La dactylographie est la plus connue, mais il existe également la sténotypie ou la sténographie.
Après la réunion
La finalisation de la transcription
La réunion terminée, il s’agit de compléter les notes prises en réunion, en adaptant le style si c’est demandé par le client et en corrigeant les erreurs grammaticales et orthographiques.
La relecture du compte rendu
La relecture permet de corriger les erreurs grammaticales et orthographiques restantes. De nombreux outils sérieux sont disponibles sur le Net. Nous vous conseillons particulièrement l’utilisation du site du Centre national de Ressources textuelles et lexicales (CNRTL).
La dernière étape de la transcription de la réunion franchie, il reste à transmettre le compte rendu finalisé au client. Vous pouvez vous-même réaliser toutes ces étapes, ou décider de déléguer vos comptes rendus à un spécialiste de la rédaction de comptes rendus de réunions comme RédigePRO. Dans ce cas, vous pouvez nous joindre par téléphone ou grâce à notre page Contact.